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内容証明の基礎知識・内容証明とは
郵便物の内容である文書の内容を郵便事業株式会社が証明する
ことをいい、証明された郵便物のことを内容証明郵便といいます。
(内国郵便約款120条)
内容証明の取扱いは、仮名・漢字及び数字のみを記載した文書
１通のみを内容とする郵便物とし、一般書留郵便として扱われます。
(内国郵便約款121条)
内容証明は正式には内容証明郵便といいます。
この内容証明郵便は、あなたが日々利用している
普通の手紙とほぼ変わりません。
内容証明が普通の手紙と違っているのはその手紙の内容を
郵便事業株式会社が証明してくれるということと、郵便料金が
少し高くなっていることです。
日常生活で手紙を出した場合、その内容は出した相手方にのみ
伝わればよく、むしろ第三者にその内容を証明してもらうなんて迷惑だ、
ということが通常でしょう。
ではなぜ高い郵便料金を払ってまで内容証明を出すのか？
それは、内容を証明してもらうことが有益な場合があるからなんです。
人は心のどこかに自分に不利なことはなるべく認めたくないという
気持ちがあると思います。 また人は忘れる生き物です。
例えば、あなたが口頭で伝えたある重要な事柄に関して
後で問題が生じた場合、
その問題に関して不利な立場にある相手方は大抵こう言います。
「そんな話は聞いていない。証拠はあるのか」
この人は自分に不利なことなので認めたくないと開き直っている場合も
あれば、本当に聞いたことを忘れてしまっているという場合もあります。
どちらにしても何か具体的な証拠があれば、問題は解決の方向に
進んでいたはずです。
ではどうすればよかったのか？
ここで内容証明の登場です。
手紙という形のあるもので相手方にあなたの意思を伝えることができ、
その内容を第三者が公的に証明してくれる立派な証拠です。
内容証明には他にも色々なメリットがありますが、
それは当サイトの他のコンテンツで確認して頂くとして、
ここでは内容証明は立派な証拠になりうる
ということを覚えておいて下さい。
内容証明の作成・書き方
縦書きの場合、1行20字以内で1枚に26行以内で作成すること。
横書きの場合、1行13字、1枚に40行以内または、
1行26字以内、1枚に20行以内で作成すること。
また、文字などを訂正、挿入、削除するときはその字数及び箇所を欄外
又は末尾の余白に記載し、これに押印し、訂正又は削除に係る文字は
明らかに読めるように字体を残しておくこと。
枚数が2枚以上にわたるときは、その綴り目に契印すること
(内国郵便約款123条)
内容証明の作成にあたって上記の条文に補足をします。
まず、文字の訂正、挿入、削除についてですが、 具体的には間違えた部分
を二本線で消した後、「○字削除、○字加入」と欄外または末尾の余白
に書き入れて印鑑を押すということになります。
次に、契印についてですが、内容証明には枚数の制限がないので
複数枚にわたる場合があります。
その場合、ページとページにまたがる間に印鑑を押す必要があります。
この印鑑のことを契印といいます。
この契印があることによって、複数枚にわたった内容証明の途中の
ページを抜き取ったり、差し替えたりされることを防ぐことが可能です。
契印は、実印である必要はなく認印でも大丈夫です。
また、内容証明に使用する用紙ですが、特に決まっておらず、
市販されている内容証明用の赤枠の用紙である必要はありません。
そして、字数などの制限が守られていれば紙の大きさも問われません。
内容証明の出し方
内容証明を差出すときは、内容である文書のほかその謄本2通に
内容証明料を添えて、内容証明取扱店に提出します
(内国郵便約款122条)
内容証明本文1枚 420円 （１枚追加ごとに250円加算）
通常郵便料金 80円
書留料金 420円
配達証明料金 300円
上記の条文では内容証明取扱店となっていますが、
いわゆる郵便局のことだと思って下さって結構です。
ただ、小さな郵便局では内容証明を受け付けていない
場合があるので、事前に確認しておくことが必要です。
電子内容証明
平成13年から電子内容証明サービスというものが開始されました。
この電子内容証明サービスとは、通常の内容証明の制度を電子化
したもので、インターネットを通して24時間内容証明を受け付けて
もらえるというものです
このサービスを利用する前にまず電子内容証明サービスの
ホームページにアクセスし、「e電子内容証明ソフトウェア」を
ダウンロードするなどの手続きが必要です。
この手続きが完了後、具体的な電子内容証明の利用は、
ワープロソフトで作成した文書を先程の「e電子内容証明ソフトウェア」
を使って送信するという流れになります。
内容証明本文一枚 365円 （一枚追加ごとに343円加算）
通常郵便料金 80円
書留料金 420円
配達証明料金 300円
謄本送付料金 290円
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